Faldoni e cassetti pieni di ricevute, scontrini, bollette e cedolini, fatture, 730 e così via. In ogni casa e ufficio esiste uno scomparto dedicato all’archiviazione dei documenti di cui non possiamo liberarci o almeno non subito in quanto attestano l’avvenuto pagamento di beni e servizi acquistati.
Secondo il Codice Civile – articolo 2220 – esistono dei termini di conservazione obbligatori delle scritture contabili per imprenditori e società, azione necessaria per poter documentare i fatti qualora sorgano controversie di ordine fiscale, societario e commerciale. Questo termine è fissato a 10 anni.
Ma in riferimento alle multe, bollette, ricevute d’affitto, bollettini IMU e TARSU, cosa dice la legge? Per quanto tempo è necessario conservare i documenti relativi alla cosiddetta ‘burocrazia domestica’?
A differenza della documentazione fiscale, la legge non impone sempre la conservazione dei documenti. Occorre partire però dal presupposto che bollette, ricevute e fatture devono essere conservati per poter evitare che un fornitore esiga per due volte lo stesso pagamento.
Un fornitore può esercitare il diritto alla soddisfazione di un credito (cioè ad essere pagato), entro un determinato periodo di tempo. Trascorso questo tempo, ordinariamente fissato a 10 anni, il fornitore non può più pretendere il pagamento dovuto poiché questo va in prescrizione.
Non esiste quindi un tempo unico di conservazione dei documenti, ma questo varia a seconda della tipologia del documento e del tipo di diritto che lo disciplina.
Vi state ancora domandando ‘per quanto vanno conservate fatture e documenti vari?’ Ecco una tabella riassuntiva che vi aiuterà a fare ordine nella vostra burocrazia domestica.
| Tipi di documento | Tempi di conservazione |
| CASA | |
| • Ricevute IMU e TARSU | 5 anni |
| • Bollette utenze domestiche (acqua, gas, luce, telefono) | 5 anni (consigliabile 10 anni) |
| • Canone TV (ricevute di pagamento) | 10 anni |
| • Affitti (ricevute) | 5 anni |
| • Spese condominiali (ricevute) | 5 anni |
| • Fatture di fornitori (artigiani, imprese di servizi, ecc.) | 3 anni |
| • Fatture e parcelle di professionisti | 3 anni |
| TRIBUTI | |
| • Giustificativi delle spese da detrarre (parcelle mediche,ristrutturazioni casa ecc.) |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| • Quietanze dei pagamenti dei tributi (mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc.) |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| • Bollo auto | 3 anni (consigliabile 5 anni) |
| BANCA | |
| • Estratti conto | 10 anni |
| • Mutui (quietanze delle rate) | 10 anni |
| • Cambiali | 3 anni dalla data di scadenza |
| • Titoli di Stato | 5 anni dalla scadenza per richiedere capitale e interessi |
| ALTRE SPESE | |
| • Ricevute e fatture di ristoranti, alberghi, altre strutture ricettive | 6 mesi |
| • Multe (ricevuta di pagamento) | 5 anni |
| • Bollette del cellulare/telefoni mobili | 10 anni |
| • Assicurazioni (quietanze polizze) | 1 anno dalla scadenza (salvo diversi tempi previsti dal contratto) /5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| • Scontrini d’acquisto | 2 anni (durata ufficiale della garanzia) salvo prolungamento specifico |
| • Rette scolastiche e iscrizioni a corsi sportivi | 1 anno /5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| • Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.) e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.) | 3 anni |
| • Ricevute di spedizionieri o trasportatori | 1 anno /18 mesi per trasporti fuori Europa |
| • Atti notarili (rogiti, atti diseparazione ecc.) | Per sempre |
In alternativa ai faldoni e cassetti pieni di ricevute, la legge prevede una conservazione sostitutiva al formato cartaceo. Utile soprattutto ad aziende e professionisti, è possibile traferire su supporti informatici la documentazione evitando così un voluminoso archivio fisico. Per poterle sostituire in toto, occorre però che siano archiviate secondo precise metodologie e mediante specifiche procedure tecniche.
